Emma-secrétariat-63 EI

Conditions générales de vente

Article 1 : Objet et champ d’application

Les présentes conditions générales de vente ( CGV) constituent le socle de la négociation commerciale et sont systématiquement adressées ou remises à chaque Client pour lui permettre de passer commande en toute connaissance de cause.

Elles définissent les droits et obligations respectifs de l’entreprise individuelle Emma-secrétariat-63 EI et de son Client dans le cadre de la vente des prestations suivantes :

• Gestion d’entreprise,
• Gestion administrative,
• Gestion commerciale.

Toute acceptation du devis, incluant la mention « Je reconnais avoir pris connaissance et j’accepte les conditions générales de vente ci-annexées » vaut adhésion pleine et entière du Client aux présentes CGV, sans réserve.

Emma-secrétariat-63 EI se réserve le droit de suspendre toute mission en cas de :

• Non-respect des engagements,
• Comportement irrespectueux,
• Demandes sortant du cadre prévu initialement,
• De demandes contraires à la réglementation sociale ou administrative en vigueur.

Article 2 : Devis

À la suite d’une demande formulée par téléphone, par écrit, par voie électronique ou lors d’un entretien, un devis est établi une fois les besoins du client définis et le travail évalué.
Ce devis peut être transmis par tout moyen à la convenance du Client (courrier, e-mail, etc.).

Il mentionne notamment :

• Les délais d’exécution,
• Les conditions de règlement,
• Le lieu d’exécution de la prestation (voir article 15),
• Les tarifs appliqués,
• Ainsi que toute mention particulière résultant d’un accord spécifique entre les parties.

Article 3 : Tarifs et validation de la commande

Les tarifs sont exprimés en euros nets de taxes (TVA non applicable – article 293B du Code général des impôts).
Ils sont établis en fonction de la nature de la prestation, du temps estimé et des compétences mobilisées.
Un devis détaillé précisant le contenu, le délai, le tarif et les modalités d’exécution est systématiquement établi. Il est valable 30 jours à compter de sa date d’émission.

Les tarifs sont définis en fonction de la nature de la prestation, du temps estimé et des compétences mobilisées.
Ils sont non négociables une fois le devis accepté, sauf disposition contraire expressément convenue par écrit entre les parties.

La commande est considérée comme ferme et définitive dès lors que :

• Le devis est signé avec la mention manuscrite « Bon pour accord »,
• Un acompte de 20 % est versé à la signature,
• Les présentes conditions générales de vente sont acceptées expressément,
• Le contrat de prestations est signé le cas échéant.

Aucune prestation ne sera engagée sans la réunion de ces éléments.

Tout commencement d’exécution sans validation complète résulte d’une initiative unilatérale du Client, et ne saurait engager la responsabilité de l’entreprise Emma-secrétariat-63 EI.

Article 4 : Règlement

Le Client peut régler le montant dû par l’un des moyens suivants :

• En espèces,
• Par virement bancaire,
• Ou par chèque.

En cas de travaux importants, des conditions particulières de paiement peuvent être appliquées. Dans ce cas, se référer à l’article 6.

Tout retard de paiement entraînera l’application de pénalités fixées à 12 % du montant dû.

Conformément à l’article D.441-5 du Code de commerce, une indemnité forfaitaire de 40 euros sera également exigée au titre des frais de recouvrement, en application du douzième alinéa du I de l’article L.441-6, en vigueur depuis le 1er janvier 2013.

Article 5 : Délai d’exécution et remise des travaux 

Les travaux sont réalisés dans les délais convenus et remis selon les modalités (moyens et supports) préalablement définies avec le Client.

Toutefois, un report du délai d’exécution peut être envisagé en cas de force majeure ou de circonstances exceptionnelles (maladie, problème familial, etc.), sous réserve d’en informer le Client dans les plus brefs délais.

Dans le cadre d’un contrat de prestation régulière, les prestations pourront être suspendues temporairement en cas de fermeture annuelle de l’une ou l’autre des parties, sous réserve d’un préavis d’au moins un mois.

Article 6 : Conditions spéciales

Pour les travaux de plus grande envergure (tels que des animations régulières, la rédaction de biographies, etc.), des modalités de facturation spécifiques peuvent être définies d’un commun accord entre les parties. Ces conditions particulières feront l’objet d’une mention explicite sur le devis.

Article 7 : Facturation

1.      Établissement des factures

Une facture est émise pour chaque prestation réalisée par Emma-secrétariat-63 EI.

Elle reprend les éléments suivants :

• Type de prestation,
• Nombre d’heures effectuées,
• Tarif horaire applicable
• Et total dû.

2.      Exonération de TVA

Conformément à l’article 293 B du Code général des impôts, la TVA n’est pas applicable dans le cadre du régime de la franchise en base de TVA.

3.      Collecte de la TVA en cas du dépassement du seuil

Si le chiffre d’affaires de l’entreprise Emma-secrétariat-63 EI venait à dépasser le seuil légal rendant obligatoire la collecte de la TVA, celle-ci sera facturée en sus du tarif horaire, à compter de la date à laquelle l’obligation de collecte s’applique. Le Client sera informé de cette modification préalablement à toute facturation.  

Article 8 : Communication des données

Le Client s’engage à fournir, dans les délais requis, l’ensemble des informations, documents et supports nécessaires à la bonne réalisation de la prestation. En cas de retard, d’insuffisance ou d’absence de transmission de ces éléments, la responsabilité du Prestataire ne pourra être engagée pour tout report ou retard dans l’exécution et la livraison des travaux.

Article 9 : Responsabilité du Client

Le Client est entièrement responsable des éléments transmis pour la réalisation des travaux.

Le Prestataire ne pourra être tenu responsable des erreurs ou retards résultant :

• D’un défaut ou retard de transmission d’informations,
• De consignes orales non confirmées par écrit,
• De demandes contraires à la réglementation sociale ou administrative en vigueur,
• De changements de consignes non formalisés par écrit.
  

Article 10 : Exclusion de la gestion des règlements

Le Prestataire n’effectue aucun règlement bancaire pour le compte du Client, y compris les virements fournisseurs, les paiements de charges ou tout autre paiement en ligne ou par chèque.

Le Prestataire peut, à la demande du Client, préparer les éléments nécessaires aux règlements (ex. : liste des factures à payer, échéances, coordonnées bancaires fournies par les fournisseurs), mais le Client reste seul responsable de l’exécution des paiements via ses outils bancaires.

Le Prestataire décline toute responsabilité en cas de retard de paiement, d’erreur de saisie, ou de fraude (RIB frauduleux, phishing, etc.), dès lors qu’il n’intervient pas dans l’acte de paiement.

Article 11 : Clause spéciale – Exécution de règlements à la demande du Client

À titre exceptionnel, et uniquement à la demande expresse et écrite du Client, Emma-secrétariat-63 EI peut être amenée à préparer ou exécuter un règlement (virement, paiement en ligne, etc.) pour le compte du client.

Dans ce cadre :

Le Client demeure seul responsable de la validité, de l’exactitude et de la conformité des informations transmises (RIB, factures, pièces justificatives, ordres de virement, etc.) ;

Emma-secrétariat-63 EI n’effectue aucun virement sans une validation écrite, explicite et préalable du Client, transmise par mail ou tout autre support écrit permettant d’en conserver la preuve ;

En cas de piratage de boîte mail, falsification de document, usurpation d’identité, ou virement frauduleux, la responsabilité d’Emma-secrétariat-63 EI ne saurait être engagée, dès lors que le paiement a été effectué conformément aux instructions reçues du Client ou depuis une boîte mail lui appartenant;

il appartient au Client de mettre en œuvre toutes les mesures de sécurité nécessaires (antivirus, double authentification, mots de passe sécurisés, vérification des RIB, etc.) afin de prévenir tout risque de fraude.

Emma-secrétariat-63 EI agit en simple exécutante, sans pouvoir décisionnel ni contrôle sur les systèmes bancaires ou informatiques du Client.

Article 12 : Exécution récurrente de règlements à la demande du client

À la demande expresse et écrite du Client, Emma-secrétariat-63 EI peut effectuer des virements ou paiements récurrents pour le compte du Client, uniquement dans le cadre strict défini par écrit (montants, fréquence, bénéficiaires).

Le Client demeure seul responsable de la validité, de l’exactitude et de la conformité des informations transmises (RIB, factures, ordres de virement, etc.).

Emma-secrétariat-63 EI agit en simple exécutante et ne saurait être tenue responsable en cas de piratage, falsification, usurpation d’identité ou virement frauduleux, dès lors que les opérations sont effectuées conformément aux instructions écrites validées par le Client.

Le Client doit mettre en œuvre toutes les mesures de sécurité nécessaires pour prévenir tout risque de fraude.

Article 13 : Modification des travaux

En cas de mauvaise utilisation ou de modification des travaux à l’initiative du Client, la responsabilité de l’entreprise Emma-secrétariat-63 EI, ne pourra être engagée quant aux conséquences de cette action.

Article 14 : Absence d’obligation de résultat

L’entreprise Emma-secrétariat-63 EI est tenue à une obligation de moyens dans l’exécution de ses prestations, et non à une obligation de résultat.

Elle s’engage à mettre en œuvre tous les moyens nécessaires et raisonnables pour réaliser la mission confiée, dans le respect des règles professionnelles en vigueur.

Aucun résultat spécifique ne saurait être garanti. Le Client reconnaît que la réalisation favorable d’une mission dépend de nombreux facteurs externes à l’intervention d’Emma-secrétariat-63 EI.

Article 15 : Résiliation de contrat

1.      Missions récurrentes

Pour les missions récurrentes (mensuelles ou régulières), chaque partie peut y mettre fin à tout moment, sous réserve de respecter un préavis de15 jours notifié par lettre recommandée avec accusé de réception.

Le préavis pourra être écourté ou supprimé en cas de comportement irrespectueux, de non-respect des obligations contractuelles, ou de demande contraire à la réglementation émanant du Client. Les heures effectuées avant la date de fin effective de la rupture de contrat sont dues et seront facturées selon les conditions convenues.

2.      Missions ponctuelles

Les missions ponctuelles font l’objet d’un devis précisant leur nature, leur portée et leur durée. Elles ne sont pas soumises à un préavis, la collaboration prend automatiquement fin à la date convenue entre les parties.

En cas de résiliation anticipée à l’initiative du Client, l’intégralité de la prestation reste due dès lors qu’elle a été préparée, planifiée ou partiellement exécutée par le prestataire, même en l’absence de livraison finale.

La résiliation doit être notifiée par courrier recommandé avec accusé de réception, et prendra effet 7 jours après la notification.

Article 16 : Révision des tarifs et frais annexes

Des frais annexes directement liés à la réalisation de la prestation (frais postaux, télécommunications, impressions, fournitures, déplacements indispensables, etc.) sont facturés en supplément.

Ils seront portés sur la facture mensuelle en tant que frais de débours, accompagnés des justificatifs d’achat établis au nom du Client.

En cas de retards, demandes exceptionnelles, d’urgence ou d’imprévus indépendants de la volonté du Prestataire, des honoraires complémentaires seront appliqués.

Le Client sera informé dans les meilleurs délais afin d’évaluer ensemble les conséquences éventuelles sur l’exécution et le coût de la mission.

Le tarif horaire est révisé une fois par an.

Toutefois, le Prestataire se réserve le droit de le modifier à tout moment, sous réserve d’un préavis d’un mois, notifié par écrit au Client avant son entrée en vigueur.

Article 17 : Lieu d’exécution des prestations

Les prestations sont réalisées principalement à distance, depuis le siège de l’entreprise Emma-secrétariat-63 EI, domiciliée au 51 rue du Tilhot, Le Montheil, 63160 Fayet-le-Château.

Des interventions peuvent également être effectuées sur site, chez le Client, selon les besoins de la mission.

Les modalités pratiques relatives aux interventions sur site, notamment les jours et les horaires, sont déterminées par le Prestataire et communiquées au Client d’un accord commun.

Article 18 : Accès aux locaux et détention de clés

Dans le cadre de certaines prestations, le Client peut remettre à Emma-secrétariat-63 EI un accès physique à ses locaux (clés, badge, code, etc.), exclusivement pour les besoins de la mission convenue.

Emma-secrétariat-63 EI s’engage à respecter la confidentialité, l’intégrité des lieux, et à utiliser ces accès uniquement dans le cadre défini. Les moyens d’accès remis restent la propriété du Client.

La responsabilité du Prestataire ne saurait être engagée en cas de vol, de perte ou de dégradation dans les locaux du Client, sauf preuve directe et formelle d’une faute personnelle. Le Client reste seul responsable de la sécurisation de ses biens, documents et effets personnels.

En cas de fin de mission ou sur demande du Client, l’ensemble des moyens d’accès devra être restitué contre émargement, dans un délai maximum de 7 jours calendaires.

Article 19 : Références Clients

Sauf opposition expresse du Client notifiée par écrit, Emma-secrétariat-63 EI est autorisée à mentionner le nom ou la raison sociale du Client à titre de référence sur ses supports de communication (site internet, plaquette, réseaux sociaux, etc.).

Aucune information confidentielle, donnée sensible ou contenu de mission ne sera diffusé sans accord préalable et explicite du Client.

Article 20 : Sécurité numérique, piratage et virements frauduleux

Emma-secrétariat-63 EI met en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour assurer la sécurité et la confidentialité des informations confiées dans le cadre de ses prestations.

Cependant, la responsabilité d’Emma-secrétariat-63 EI ne saurait être engagée en cas de panne, piratage, intrusion, virus, perte de données ou exploitation frauduleuse affectant les systèmes informatiques, messageries électroniques, serveurs, logiciels, comptes en ligne ou réseaux appartenant au Client ou à ses prestataires externes.

En particulier, Emma-secrétariat-63 EI ne pourra être tenue responsable :

• des conséquences d’un piratage de la boîte mail du client, d’une usurpation d’identité, d’un vol de données, ou d’une falsification de documents ou de coordonnées bancaires résultant d’une faille de sécurité indépendante de sa volonté ;
• d’un virement, règlement ou paiement frauduleux initié par le client à la suite d’une manipulation informatique, d’un piratage de messagerie ou d’une falsification de RIB survenue chez le client ou un tiers, qu’il soit exécuté par le client ou par Emma-secrétariat-63 EI sur demande expresse et écrite, dès lors que le paiement a été effectué conformément aux instructions validées par le client (cf. Articles 10, 11 et 12 des CGV).

Le client demeure seul responsable de la sécurisation, de la maintenance et de la surveillance de ses outils numériques, ainsi que de la vérification de l’authenticité des informations et coordonnées bancaires avant tout règlement.

Article 21 : Tribunal compétent

Les présentes conditions générales de vente sont soumises au droit français.

En cas de litige relatif à leur interprétation, leur validité ou leur exécution, les parties s’efforceront de trouver une solution amiable.

À défaut d’accord amiable, le litige sera porté devant le Tribunal de commerce de Clermont-Ferrand, seul compétent, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Le Client accepte expressément la compétence de ce tribunal pour toute action judiciaire liée à l’exécution des présentes conditions générales de vente.

Politique de confidentialité des données personnelles

Article 1 : Objet

La présente politique de confidentialité a pour objet d’informer les Clients et Prospects sur les modalités de collecte, d’utilisation, de conservation et de protection de leurs données personnelles, dans le cadre de l’activité professionnelle de l’entreprise individuelle Emma-secrétariat-63 EI, exploitée par GEOFFROY Emmanuelle, notamment lors :

• D’un contact via le site internet,
• D’un échange par téléphone, mail ou visio,
• D’un entretien professionnel.

Les traitements sont réalisés dans le respect du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

Article 2 : Consentement du Client

En communiquant ses données personnelles, le Client reconnaît avoir été informé de la présente politique de confidentialité et consent expressément à leur traitement pour les finalités décrites ci-dessous.

Article 3 : Finalité des données

Les données collectées sont utilisées exclusivement pour assurer la réalisation des prestations convenues entre le Client et l’entreprise.

> Ces données peuvent inclure :

• Nom, prénom,
• Adresse postale et électronique,
• Numéro de téléphone,
• Données comptables ou administratives nécessaires à la mission,
• Éléments contractuels.

Elles ne sont ni partagées, ni cédées, ni vendues à des tiers à des fins commerciales.

Article 4 : Droits du Client

Conformément à la législation en vigueur, le Client dispose à tout moment des droits suivants :

• Retirer son consentement,
• Accéder à ses données,
• Demander leur rectification ou leur suppression,
• S’opposer à leur traitement ou en limiter l’usage,
• Demander la portabilité de ses données.

L’exercice de ces droits est gratuit, sauf en cas de demande manifestement infondée ou abusive.

Toute demande peut être adressée :

Par mail : emma-secretariat-63@orange.fr

Par courrier : Emma-secrétariat-63 EI – 51 rue du Tilhot, Le Montheil, 63160 Fayet-le-Château

Article 5 : Références Clients

Sauf opposition expresse notifiée par écrit, Emma-secrétariat-63 EI est autorisée à mentionner le nom ou la raison sociale du Client à titre de référence, sur ses supports de communication (site internet, plaquettes, réseaux sociaux, etc.).

Le Client peut à tout moment s’opposer à cette utilisation par simple demande écrite.

Aucune information confidentielle, donnée sensible ou contenu de mission ne sera jamais diffusé sans accord spécifique et préalable du Client.

Article 6 : Réclamation et litige

En cas de question, de désaccord ou de litige relatif à la collecte ou à l’utilisation des donnéues personnelles, le Client peut s’adresser :

• Au responsable de traitement : GEOFFROY Emmanuelle à emma-secretariat-63@orange.fr

• Ou déposer une réclamation auprès de l’autorité de contrôle : CNIL – Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés 🌐 www.cnil.fr

Article 7 : Évolution de la politique

Cette politique de confidentialité peut être mise à jour à tout moment, en cas :

• D’évolution légale ou réglementaire,
• De changement dans les services proposés,
• Ou d’évolution technique des systèmes utilisés.

Toute modification significative affectant les droits des Clients fera l’objet d’une information préalable, et la dernière version pourra être fournie sur demande ou publiée sur le site internet.

Cette politique peut être modifiée à tout moment, notamment en cas de changement de réglementation ou d’évolution de l’activité.
Les Clients seront informés de toute modification affectant leurs droits.